Kwaliteitsmanagementsysteem

Voor iedere inzet wordt beoordeeld of een medewerker beschikt over de vereiste diploma’s, documenten en bevoegdheden. Favoriet Bureau gebruikt Bendy voor dossierbeheer en de geïntegreerde Kloptie-controle voor diplomaverificatie via DUO. Aflopende documenten worden tijdig gesignaleerd.

1. Uitgangspunten

Competenties per functie

Vóór inzet wordt per functie een competentieprofiel opgesteld. Voor sociaal beheerders omvat dit minimaal een relevante afgeronde mbo-4 opleiding of aantoonbaar gelijkwaardige opleiding, doelgroepkennis, cultuursensitieve ervaring, methodisch werken individueel en in groepen, sociale veiligheid, dossierdiscipline en samenwerking met gemeentelijke regie. PvE 4-5 en 12-15.

VOG en geschiktheid

Controleer VOG-datum: maximaal één jaar oud vóór aanvang; de functieaspecten 41 en 43 moeten aanwezig zijn. Bewaar geen volledige VOG-kopie langer dan noodzakelijk en bepaal op basis van toepasselijke regels wat veilig mag worden geregistreerd. Een onbevestigde VOG of ontbrekend diploma betekent: geen inzet tot formele vrijgave.

2. Opleidingsplan en instructie

Inwerken

Voor de start van een opdracht ontvangen medewerkers instructie over scope van sociaal beheer, huisregels, AVG, meldprocedure, veiligheid, grenzen van bevoegdheden, gemeentelijke regisseur, avond-/achtervang, beveiligingsafspraken en verplichtingen voor dossier en rapportage. Instructie wordt bevestigd met datum en begeleider.

Periodieke scholing

Voer minimaal jaarlijks een competentiebeoordeling uit en bepaal benodigde scholing uit incidenten, feedback, audits en gewijzigde eisen. Leg leerdoel, training, datum, bewijs, beoordeling en eventuele herinstructie vast. Jaarlijks is hier een beleidsvoorstel totdat het is vastgesteld.

3. Bewijs van toepassing

Registraties

De kwalificatiematrix bevat alleen noodzakelijke medewerker-identificatie, functie, verificatiedatum, opleidingsstatus, methodisch werken, doelgroepkennis, cultuursensitieve ervaring, VOG-controlestatus en eindconclusie. De onderliggende stukken blijven vertrouwelijk en worden uitsluitend bevoegd ingezien.

Tijdelijke inzet en vervanging

Ook invallers en uitzend-/inhuurmedewerkers ondergaan dezelfde controles. Een externe werkgeververklaring is niet genoeg als de relevante eisen niet controleerbaar zijn. Organisatie legt vast wie dossiercontrole heeft uitgevoerd en wie inzet vrijgeeft.

Bestaande verificatie en signalering

Medewerkers zijn verplicht diploma’s en BHV-certificaten aan te leveren. Een bevoegd medewerker controleert diploma’s in de daarvoor toepasselijke officiële online voorziening. De verificatie wordt geregistreerd. In een beveiligde personeelsapp worden documenten en geldigheid bewaakt; wanneer een certificaat verloopt, volgt een melding waarna de medewerker wordt verzocht de vereiste scholing opnieuw af te ronden en actueel bewijs aan te leveren. Oussama Arrod volgt afwijkingen op.

Aantoonbaarheidsregel

Een beschreven controleproces is slechts onderdeel van gelijkwaardige kwaliteitsborging. Gedateerde verificatielogs, kwalificatieoverzichten en werkelijke opvolging van meldingen zijn nodig als bewijs van de toepassing. Onderliggende documenten worden niet publiek getoond.

Opdrachtgebonden inzetvrijgave

Voor inzet wordt per medewerker beoordeeld of diploma, VOG-profiel, relevante opleiding, doelgroepkennis, methodisch werken en eventuele overige vereiste scholing voldoen aan de opdracht. De controleur, datum en vrijgave worden vastgelegd. De personeelsapp signaleert afloopdata; echte opvolging en hercontrole moeten apart uit de registratie blijken. Dat geldt ook voor ingezette zzp’ers of personeel van onderaannemers.

Actuele, bestaande werkwijze – 21 oktober 2026

Personeelsdocumenten staan in Bendy. Diploma’s worden via de geïntegreerde Kloptie-koppeling bij DUO geverifieerd; de automatische systeemuitkomst hoeft geen individuele handmatige controleur te bevatten. Zonder geslaagde verplichte verificatie wordt niemand ingezet. Bendy bewaakt onder meer VOG, BHV en certificaten en meldt vervaldatums in de huidige inrichting circa een maand vooraf. Planners/management bewaken status en inzet. Een extra check volgt bij gewijzigde opdrachtgeverseisen.