Kwaliteitsmanagementsysteem

8. Gedocumenteerde informatie en documentbeheer

Documentcontrol

Documenten hebben herkenbare versie, eigenaar, goedkeurder, ingangsdatum en vastgestelde classificatie. Publicatie op de website volgt pas na autorisatie. Achterhaalde versies worden archief en niet meer als geldig gepresenteerd. Zie 08-Documentenbeheer.

Bewijsbeveiliging

Registraties zijn correct, herleidbaar en beschermd tegen ongeautoriseerd lezen of wijzigen; vooral bewoners-, VOG-, klacht- en incidentgegevens blijven besloten.

Werkingsstatus en privacy

Gebruik status concept, vastgesteld, in werking of vervallen. Een procedure krijgt pas werkingsbewijs na traceerbare uitgevoerde registratie. Bescherm personeels-, bewoners- en beveiligingsgegevens in de afgeschermde bewijsomgeving.

Actuele, bestaande werkwijze – 21 oktober 2026

Personeels- en kwalificatiegegevens worden beheerd in Bendy; de organisatie bevestigt een verwerkersovereenkomst, Europese opslag en passende bewaartermijnen. De bestaande Lovable-klachtenfunctie is actief; intern worden klachten in OneDrive behandeld en afgesloten. Een automatische koppeling tussen website en OneDrive is niet bevestigd.