Kwaliteitsmanagementsysteem

In deze bibliotheek staan de algemene kwaliteitsdocumenten van Favoriet Bureau. Personeelsdossiers, klachtenregistraties en auditbewijzen zijn niet openbaar toegankelijk en worden beheerd in afgeschermde systemen.

1. Documentstructuur en classificatie

Drie niveaus

Niveau A: vastgesteld kwaliteitsbeleid en kwaliteitshandboek; niveau B: werkinstructies en procedures; niveau C: registraties, verslagen en bewijsstukken. Elk document heeft ID, titel, versie, eigenaar, goedkeurder, ingangsdatum, volgende herziening en toegangsklasse.

Classificaties

Openbaar: algemene uitleg, beleid en vastgestelde niet-vertrouwelijke procedures. Intern: auditverslagen, verbeterregisters, bedrijfsrisico's en detailversies van werkafspraken. Vertrouwelijk: personeelskwalificaties, VOG-informatie, klachten met persoonsgegevens, bewonersdossiers, escalatielogboeken en eventuele datalekregistraties.

2. Opstellen, vaststellen en herzien

Werkwijze

Een proceseigenaar maakt een concept, kwaliteitscoördinator controleert consistentie, directie keurt goed, beheerder publiceert de actuele versie. Oude versies worden gearchiveerd en beschermd tegen onbedoeld gebruik. Bij belangrijke wets- of opdrachtwijzigingen volgt versnelde revisie.

Wijzigingshistorie

Registreer per wijziging documentnummer, oude/nieuwe versie, datum, samenvatting, accordering en publicatielocatie. Gebruik geen fictieve eerdere versies om volwassenheid van het systeem te suggereren.

3. Registraties, toegang en bewaartermijnen

Beheer

Registraties worden compleet, gedateerd en herleidbaar bijgehouden. De eigenaar bepaalt op basis van AVG, contract en wettelijke verplichtingen de passende bewaartermijn en verwijderprocedure; zonder zo'n beoordeling geen universele bewaartermijn claimen. Back-up, toegang en versleutelde opslag worden technisch ingericht en periodiek gecontroleerd.

Websitepublicatie

De website toont alleen vastgestelde, actuele en niet-vertrouwelijke kwaliteitsdocumenten. Maak voor bewijsmateriaal een afgeschermde bibliotheek met rolgebaseerde toegang, geen publiek downloadbare personeels- of bewonersregistraties. De website op zichzelf bewijst geen feitelijke naleving.

Bewijsdossier – niet openbaar

Bewaar SNA-registratiecontrole, diploma- en BHV-verificaties, app-herinneringshistorie, klachtendossiers, procescontroles, auditverslagen en managementbeoordelingen in een afgeschermd dossier. Publiceer op de website alleen vrijgegeven algemene stukken. De SNA-registratie en het kwaliteitshandboek is volgens NvI vraag 38 geen automatische gelijkwaardigheid.

Bewijsindex en bescherming van gegevens

Het interne bewijsdossier legt per norm- en aanbestedingseis vast welk document en welke feitelijke registratie de werking onderbouwen. Alleen vastgestelde openbare versies verschijnen op deze website. Auditverslagen, personeelsgegevens, bewonersdossiers, incidentdetails en beveiligingsafspraken blijven afgeschermd. De website vervangt geen werkelijk toetsbare kwaliteitsregistraties.

Actuele, bestaande werkwijze – 21 oktober 2026

Favoriet Bureau gebruikt Bendy voor personeelsdossiers en kwalificatiestatus, OneDrive als afgeschermd klachtenregister en de bestaande Lovable-website voor klachteninname. Volgens de organisatie gelden met Bendy een verwerkersovereenkomst, Europese gegevensopslag en bewaartermijnen volgens toepasselijke regels. Bendy publiceert een privacybeleid en vermeldt ISO 27001:2022-certificering. De publieke website bevat uitsluitend vrijgegeven algemene informatie; interne dossiers en klachtendetails blijven besloten.